Tau gak rasanya sewaktu menghadapi klien kita dikejar-kejar wartawan untuk dimintai informasi atau klarifikasi suatu hal, sedangkan tidak ada satu pun perwakilan dari sang klien yang mau berhadapan dengan media?
Rasanya campur aduk!
Serunya sama sewaktu kita sedang naik jet coaster. Kedua tangan kita harus sudah berubah kayak tangan-tangan gurita secara otomatis, sigap dan memiliki daya refleks serta kepekaan dalam mengambil sikap & tindakan secara baik. Termasuk kewajiban menyediakan waktu penuh standby 24 jam untuk bisa dihubungi klien maupun media sewaktu-waktu.
Banyak suka duka saya dalam menghadapi klien (personal, perusahaan atau NGO) yang tengah memiliki kendala untuk menginformasikan 'sesuatu' sesuai dengan pengharapan mereka masing-masing, maupun yang sedang mengalami krisis managemen kepada target sasarnya, yaitu para pembaca media cetak.
Nah, salah satu kerjaan PR adalah menjadi mediator / jembatan yang baik bagi kedua belah pihak. Mau itu hak menjawab, menolak, membantah atau hanya memberikan klarifikasi sesuai dengan harapan yang dilakukan secara lisan atau tulisan adalah tugas yang harus dijalani.
Lisan yang dimaksud adalah menjawab langsung, atau wawancara langsung antara sang nara sumber dengan media, sedangkan melalui
Tulisan biasanya bisa dilakukan melalui
siaran pers ataupun melayangkan
surat pembaca ke meja redaksi. Atau bahkan melalui cara mengirimkan tulisan
artikel atau
opini publik ke media.
Djarum - Forum, No.5 / 19 Mei 2002
Meskipun demikian pada kenyataannya, komunikasi melalui
'tulisan' yang saya sebutkan di atas tersebut belum tentu dapat terwujud dengan mudah sesuai dengan yang diharapkan, karena tidak semua tulisan dapat diterbitkan oleh media-media yang dituju.
Ada
beberapa tips dalam memberi informasi melalui Tulisan, yang berfungsi mensiasati agar tulisan dapat diterbitkan atau memperbesar kemungkinan informasi diterbitkan oleh media :
- Penulis, siapapun yang mewakili pemberi informasi tersebut (baik dari PR Ageny maupun dari klien sendiri), harus memiliki kemampuan tulis menulis secara baik, didukung dengan kemampuan & kapasitas bidang keilmuan yang relavan dengan bahan tulisannya.
- Penulis, harus memiliki data-data sebagai bahan tulisan, dapat diperoleh dari informasi dari klien sendiri, studi pustaka, maupun sumber dari Ahli atau sumber lainnya.
- Penulis, harus menguasai materi yang akan diinformasikan maupun yang diklarifikasikan.
- Penulis, harus memantau & memonitoring setiap berita dan informasi yang relevan dengan yang akan ditulisnya.
- Dokumentasikan & kliping semua kegiatan publikasi, agar dapat dibentuk sebuah tulisan lengkap & laporan akhir dari hasil riset kecil / monitoring untuk diterbitkan melalui media.
- Penulis, harus peka untuk tahu & memahami karakteristik media yang menjadi target publikasi tulisannya.
- Penulis, harus jeli dalam memilih media yang sesuai dengan tulisan yang hendak dipublikasikan.
- Penulis, harus melakukan lobbying dengan penanggungjawab rubrik.
Dalam hal ini, media relations merupakan cara yang cukup ampuh untuk mempermudah mengatasi pekerjaan tersebut, karena dengan hubungan baik yang telah dibina oleh seorang PR dengan media akan mempermudah pencapaian tujuan-tujuan public relations. Dan saya akui, pekerjaan saya banyak terbantu dari fungsi media relations yang saya bina & jalin selama ini.
Secure Parking - Kompas, 24 Januari 2003
Sejak tempat kerja saya dilikuidasi dulu sewaktu masa krisis di negara kita, saya beralih profesi dari bankir menjadi seorang Public Relations.
Rakyat Merdeka, 7 Maret 2002